Da ich verschiedenen Tätigkeiten nachgehe brauche ich im Alltag vor allem eins: Struktur und Organisationsfähigkeit. Für Unvorhergesehenes ist außerdem immer etwas Zeitpuffer sinnvoll einzuplanen.
Einige hilfreiche Tipps von mir
1. Der Schreibtisch sollte immer aufgeräumt sein und einen guten Überblick über alles verschaffen.
2. Dinge, die sofort erledigt werden können und unter 1 Minute Zeit benötigen: sofort erledigen und nicht aufschieben
3. To Do Listen schreiben und abhaken, so sieht man auch direkt, was man schon geschafft hat 🙂
4. Worksflows für wiederkehrende Aufgaben etablieren: bei mir ist das z.B. das ich montags Anmeldebestätigungen versende und die Webseite update. Dienstags schreibe ich oft Newsletter, donnerstags erstelle ich oft Social Media Posts, mittwochs und freitags bereite ich immer anstehende Kurse und Workshops vor, freitags schreibe ich außerdem öfter Blogartikel, sonntags versende ich Medien usw.
5. Geordnete Ablage: bei mir hat alles einen festen Platz (Ordner) und auf meinen PC sammle ich allke Videios, Musik und Fotos für Kurse und Auftritte nach einem festen Ablagesystem, sortiert z.B. nach Kurs, Jahr, Tanz. Genauso ordne ich private Fotos, sortiert nach Jahr und dann unterscheide ich nach Urlaubsart: Kreuzfahrt, Mallorca oder anderes, denn das sind die häufigsten Urlaubsarten von mir 🙂
Eisenhower Prinzip
Für meinen Alltag nutze ich außerdem eine Abwandlung des Eisenhower Prinzip, d.h. ich unterteile anstehende Aufgaben gedanklich (und auch ankommende Post und E-Mails) in 4 Bereiche: 1. Wichtig und dringend, 2. Wichtig, aber nicht dringend, 3. Nicht wichtig, aber dringend und 4. Nicht wichtig, nicht dringend.
1. Wichtig und dringend
Diese Aufgaben haben Priorität, sind oft mit Fristen versehen und sollten sofort erledigt werden.
2. Wichtig, aber nicht dringend
Die Aufgaben sind wichtig um langfristige Ziele zu erreichen, aber ohne Deadline, so dass sie nicht sofort erledigt werden können, sondern wenn Zeit frei ist oder sie dringend werden.
3. Nicht wichtig, aber dringend
Diese Aufgaben können gut delegiert werden.
3. Nicht wichtig, nicht dringend
Diese Aufgaben sind Zeifresser und sollten minimalisiert oder deligiert werden.
